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Aché LaboratóriosRevisão documental no Aché Laboratórios Farmacêuticos
Em uma indústria competitiva como a farmacêutica, pequenos ganhos de produtividade significam vantagens que podem ser a diferença entre ganhar ou perder.
Buscando melhorar o processo de aprovação de impressos de marketing, o Aché Laboratórios Farmacêuticos encontrou nos documentos PDFs e no Adobe Acrobat poderosos aliados.
Com estas tecnologias, o prazo médio de aprovação de peças de publicitárias foi reduzido de 15 dias para 5 dias. Esta agilidade garante que seus representantes tenham os impressos em mãos mais cedo, o que gera o adiantamento de receitas e vantagens competitivas.
Graças aos resultados obtidos, o uso de PDFs e do Acrobat em processos de revisão documental será ampliado para outras áreas da empresa.
O processo anterior
Os impressos de marketing de uma farmacêutica passam por pessoas de diversos departamentos, as quais fazem seus comentários, aprovam ou solicitam alterações nos originais. É um bom exemplo de criação coletiva e colaborativa.
Antes de trabalharem com documentos digitais, o Aché utilizava impressos que circulavam entre seus diversos revisores, num processo lento e deficiente.
Havia o risco de extravio, demora em aprovação se os revisores não receberem os documentos, necessidade de inúmeras reuniões, falta de padronização dos comentários nos documentos, dificuldade de auditar as revisões, custo de transporte dos documentos, falta de clareza nas anotações, necessidade dos colaboradores estarem no local de trabalho, custo de impressão, entre outros problemas.
Em busca da solução
Buscando resolver estes problemas, o Aché solicitou uma consultoria da PDF Brasil, empresa especializada em tecnologia Acrobat/PDF e no atendimento de empresas farmacêuticas em suas necessidades de alavancar seus processos produtivos com o uso de documentos digitais.
A PDF Brasil apresentou o Adobe Acrobat 7 e os novos recursos do Adobe Reader.
"Os PDFs gerados pelo Acrobat 7 podem ser comentados no Reader 7, o que não acontecia nas versões anteriores. Este fato está gerando um aumento no uso de PDFs em processos de revisão em empresas de todas as áreas" diz Luiz Augusto Bellucci, diretor da PDF Brasil. Segundo Luiz, indústrias, empresas de publicidade, engenharia, editoras, entre outras estão usando o Adobe Reader para fazer comentários em documentos sem a necessidade de investir em muitas licenças de softwares.
O processo atual
Após treinamento da PDF Brasil para os usuários chaves e a aquisição de uma única licença do Acrobat Professional, foram atualizados os Adobe Readers nos micros dos colaboradores.
Em seguida, os próprios usuários capacitaram os colaboradores na utilização dos recursos de comentários no Reader e definiram os padrões de cores nos comentários.
Um profissional que gerencia a revisão prepara o PDF para a revisão, habilitando-o para ser comentado no Reader e, do próprio Acrobat, inicia um ciclo revisional
integrado ao MS Outlook.
O Acrobat envia os PDFs para os revisores por e-mail e registra os processos de revisão que estão em andamento. O gerente tem o controle de todos os documentos que estão sendo revisados.
Após comentarem os PDFs, os colaboradores enviam suas anotações por e-mail ao gerente, que as concatena em um único PDF.
É possível também que um colaborador comente as anotações dos outros ou que o gerente justifique no PDF o motivo da não aceitação de uma solicitação de alteração.
As alterações no documento original são realizadas, gerando uma nova versão deste para ser avaliada em um novo ciclo.
No final, os PDFs comentados são armazenados e o impresso definitivo é aprovado.
Os benefícios
Entre os benefícios da utilização do Acrobat e documentos PDF neste processo estão:
Os recursos utilizados
Adobe Acrobat Professional 7.0
Adobe Reader 7.0
Microsoft Outlook |
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