Digitalização de documentos na Pfizer

Sempre em busca de qualidade

Os Laboratórios Pfizer se destacam na indústria farmacêutica pela qualidade de seus produtos. Para isso, investem muito tempo e dinheiro em procedimentos e sistemas para garantia de qualidade. A Pfizer se destaca também pela vanguarda e eficiência de sua área de TI, sendo cautelosa e exigente na escolha de soluções e fornecedores.

A Pfizer buscava no início de 2004 um fornecedor para converter os acervos de documentos da Diretoria Médica em papel para documentos digitais.
Eram mais de 200.000 páginas que abrangiam:

Documentos de Assuntos Regulatórios
Artigos científicos da Biblioteca Médica
Documentos de farmacovigilância

Como já havia tido experiências com a digitalização de documentos em alguns departamentos, a Pfizer analisou cuidadosamente a proposta da PDF Brasil. Na ocasião, a PDF Brasil já tinha experiência em digitalização de acervos de documentos de farmacêuticas e na carga destes para o Documentum, além de fornecer para o departamento de Assuntos Regulatórios da Pfizer o serviço de digitalização dos processos que são encaminhados à Anvisa.

A principal preocupação da Pfizer era: Como garantir na digitalização o mesmo grau de qualidade que a Pfizer garante em seus processos de fabricação?.

A solução PDF Brasil

A PDF Brasil, uma profunda conhecedora do formato PDF e de suas possibilidades, apresentou para a Pfizer uma proposta de trabalho diferenciada pelos seguintes itens:

Valores agregados ao documento digital a ser gerado: reconhecimento de texto (OCR), supercompressão das imagens, marcadores de páginas e metadados embutidos nos documentos.
Controle de qualidade em 3 etapas: na contagem dos documentos durante a preparação, na verificação da contagem durante digitalização e na verificação da imagem com o documento físico.

A PDF Brasil apresentou também à Pfizer um sistema para carga dos documentos a serem digitalizados e seus metadados no Documentum, seu sistema de GED/ ECM.

O melhor PDF possível

Após a digitalização, as imagens (em Tiff 300 dpi), passavam por um processo de reconhecimento de texto (OCR) e convertidas para PDF. Este processo foi realizado com um software especialista, que possui dicionários em diversos idiomas, produzindo PDFs com as imagens pesquisáveis em seu conteúdo.

Após o OCR, as imagens eram comprimidas, ou seja, ao invés de serem PDFs baseados em Tiff (normalmente com 2 Kb a mais), eram PDFs com supercompressão, que ficam com 20% a 50% do tamanho original, e na mesma resolução.

Outra característica importante dos PDFs gerados é que todos são para visualização rápida na Web, ou seja, ao fazer um download, o usuário não precisará baixar o PDF inteiro para ler seu conteúdo. Com este recurso, as páginas do PDF são baixadas uma a uma e sob demanda.

Controle de Qualidade diferenciado

O grande diferencial neste projeto foi o processo de controle de qualidade dos documentos digitais.

Em relação a processos tradicionais em serviços de digitalização, a produção da PDF Brasil consome 50% a mais em recursos humanos para garantir uma qualidade superior.

Para auditar a qualidade dos serviços da PDF Brasil, profissionais da Pfizer verificam, página a página, uma amostra dos documentos digitais produzidos.

"O serviço de digitalização de documentos críticos requer cuidados especiais no processo de produção, assim como os requisitos de qualidade em fabricação de remédios são mais rigorosos que de outras indústrias." diz Luiz Augusto Bellucci, da PDF Brasil.

Carga no Documentum

A PDF Brasil, em parceria com a Selens, especialista em Documentum, desenvolveu um sistema para carga de documentos e metadados para o Documentum.

Em poucas horas, o sistema transfere para o Documentum milhares de documentos PDFs, gerando uma base documental on-line de qualidade e segura.

Satisfação

Segundo Marcos Ignácio, Gerente de TI para a Diretoria Médica da Pfizer, a PDF Brasil atingiu todos os objetivos de qualidade, prazos e confiança que a Pfizer espera de um fornecedor e parceiro.

- PDF Brasil - (11) 4152-8470 - (21) 2586-6327